Strikte naleving van de Sanctiewet: Wat betekent de nieuwe Instructie Naleving Sanctiewet Volmacht voor Compliance officers bij verzekeraars?

In augustus hebben het Verbond van Verzekeraars en de Nederlandse Vereniging van Gevolmachtigde Assurantiebedrijven (NVGA) de leidraad voor de naleving van de Sanctiewet binnen het volmachtkanaal aangepast. Deze leidraad, voorheen bekend als de Leidraad Sanctiewet Volmacht, heet nu de Instructie Naleving Sanctiewet Volmacht. Dit lijkt misschien een kleine verandering, maar het heeft belangrijke implicaties voor compliance officers bij verzekeringsmaatschappijen die werken met gevolmachtigden.

Van leidraad naar instructie: wat is het verschil?

De wijziging van ‘leidraad’ naar ‘instructie’ betekent een verschuiving van vrijblijvend advies naar een dwingender kader. Een instructie is per definitie minder flexibel en stelt duidelijke verwachtingen over de naleving van de Sanctiewet. Voor verzekeraars die met gevolmachtigden werken is dit van groot belang omdat zij nu extra verplicht zijn om te zorgen dat hun processen volledig in lijn zijn met de Sanctiewet. De toezichthouders, zoals de AFM en DNB, hebben aangegeven strenger toezicht te houden op de naleving van deze regelgeving.

De Sanctiewet is bedoeld om ervoor te zorgen dat bedrijven geen zaken doen met personen, organisaties of landen die op sanctielijsten staan. Het niet naleven van deze wetgeving kan niet alleen leiden tot hoge boetes, maar ook ernstige reputatieschade voor verzekeraars veroorzaken. Voor compliance officers betekent dit dat zij een cruciale rol spelen in het monitoren van hun organisaties inclusief uitbestedingen en ervoor zorgen dat de juiste procedures worden gevolgd.

De rol van technologie bij sanctie-naleving

Compliance officers hebben te maken met steeds complexere regelgeving en het is bijna ondoenlijk om alle risico’s handmatig te beheersen. Dit is waar technologische oplossingen zoals FRISS KYC Compliance van pas komen. FRISS biedt een geautomatiseerd systeem dat verzekeraars helpt om snel en efficiënt te voldoen aan de Sanctiewet. Met behulp van ‘fuzzy matching’-technologie kunnen verzekeraars de relevante gegevens van bedrijven en personen vergelijken met de actuele sanctielijsten.

Daarnaast biedt FRISS de mogelijkheid om 24/7 wijzigingen in sanctielijsten te monitoren, waardoor verzekeraars direct op de hoogte worden gebracht van mogelijke nieuwe risico's.

Met deze oplossing kunnen ook de UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) eenvoudig worden geidentificeerd Op deze wijze wordt het gemakkelijker om te voldoen aan de UBO-vereisten die bepalen dat de belanghebbenden met 25% of meer eigendom van een organisatie bekend moeten zijn. Dit proces speelt een cruciale rol in het identificeren van risico’s, vooral in een tijd waarin criminelen steeds geavanceerdere technieken gebruiken om sancties te omzeilen. Indien de UBO’s niet direct geidentificeerd kunnen worden dan dienen die uitegrvaagd te worden bij het betreffende bedrijf. De op deze wijze verkregen UBO-informatie kan eenvoudig worden vastgelegd op bedrijfsniveau in de FRISS-oplossing en deze lopen direct mee in alle screenings

Periodiek dienen de UBO’s van een bedrijf opnieuw te worden vastgesteld. Dit dient, afhankelijk van de risicoclassificatie die door een verzekeraar is toegekend, jaarlijks, tweejaarlijks of driejaarlijks te worden uitgevoerd. Hiervoor biedt de FRISS-oplossing geautomatiseerde ondersteuning waardoor verzekeraars niet meer afhankelijk zijn van het handmatige acties.

Wat betekent dit concreet voor u als compliance officer?

De strengere handhaving van de Sanctiewet betekent dat u als Compliance officer binnen een verzekeringsmaatschappij nog meer verantwoordelijkheid draagt. De overgang van leidraad naar instructie impliceert dat er minder ruimte is voor interpretatie en dat de verwachtingen duidelijker en strenger zijn. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle medewerkers binnen uw organisatie zich bewust zijn van de verplichtingen die de Sanctiewet met zich meebrengt en dat de samenwerking met volmachtkantoren in lijn is met deze wetgeving en uw eigen interne beleid.

Het implementeren van de juiste technologieën, zoals FRISS, kan de naleving van de Sanctiewet aanzienlijk vergemakkelijken. Door processen te automatiseren, worden menselijke fouten geminimaliseerd en kunnen verzekeraars snel reageren op nieuwe ontwikkelingen. Daarnaast is het essentieel om regelmatig trainingen te verzorgen en ervoor te zorgen dat de kennis binnen de organisatie up-to-date blijft.

Proactief handelen bevordert naleving

De aanpassing van de Leidraad Sanctiewet naar de Instructie Naleving Sanctiewet Volmacht benadrukt de noodzaak van strikte naleving van de Sanctiewet binnen het volmachtkanaal. Voor Compliance officers is het van cruciaal belang om de juiste tools en processen te implementeren om aan de toenemende eisen te voldoen.

Compliance officers moeten alert blijven, proactief handelen en gebruikmaken van technologie om de naleving van de Sanctiewet te waarborgen.Het gebruik van oplossingen zoals FRISS KYC Compliance kan helpen om sanctielijsten effectief te monitoren en risico’s vroegtijdig te identificeren, waardoor verzekeraars zowel financieel als reputatiegewijs worden beschermd.