DLL Maakt Geautomatiseerd Contracten op met Tekenbevoegdheidoplossing van FRISS

Roel Smolders (Implementatiemanager Vendor Finance) en Theo Eykholt (Projectmanager ) van DLL vertellen over de tekenbevoegdheidoplossing die zij in samenwerking met FRISS hebben ontwikkeld.

DLL in het kort

DLL is een wereldwijde partner voor geïntegreerde financiële oplossingen. Wij ondersteunen met leasing en factoring de volledige levenscyclus van ondernemingen en particulieren. De tekenbevoegdheidoplossing kwam tot stand op verzoek van de afdeling Vendor Leasing.

Wat is voor DLL belangrijke bij het behandelen van contracten?

DLL wil voorop lopen in service, klantgerichtheid en gebruiksvriendelijkheid. Daarin zit onze kracht. We hechten veel waarde aan digitalisatie en datakwaliteit en willen de beste tools leveren aan onze dealers. Zo werken we al geruime tijd met online portal AtOnce. In deze online tool kunnen onze dealers voor hun klanten leaseaanvragen invoeren -van het aanvragen van een contract tot het genereren van datzelfde contract.

Alle benodigde informatie is, indien beschikbaar, al vooraf ingevuld in de opgevraagde contracten. Hierdoor waren dealers al in staat om eenvoudig een leaseaanvraag in te voeren, berekeningen te doen en kredietchecks uit te voeren.

Waar lag de uitdaging voor een tekenbevoegdheidoplossing?

Wat nog ontbrak in de opgeleverde contracten was een manier om van uittreksels van de Kamer van Koophandel (KvK) de tekenbevoegden mee te nemen. Die informatie moest handmatig bemachtigd en ingevoerd worden. Dit zorgde voor vertraging in het proces en het was bovendien foutgevoelig. Dat gold niet alleen voor eventuele spelfouten bij overtypen, maar ook voor het interpreteren van de gegevens en kennis van wetgevingsaspecten.

Het verzoek vanuit de business aan IT was dan ook om een oplossing te leveren waarbij tekenbevoegden  op het document geprint zouden worden zonder dat men daar moeite voor hoefde te doen. De IT afdeling is toen op zoek gegaan naar een tekenbevoegdheidoplossing.

Build versus Buy

Bij DLL houden we er niet van om het wiel op meerdere plaatsen opnieuw uit te vinden. We kijken altijd goed welke mogelijke oplossingen we al in huis hebben. De tekenbevoegden komen uit de uittreksels van de KvK. Het was zodoende logisch bij hen te starten in ons onderzoek naar een oplossing om de tekenbevoegden rechtstreeks te integreren in de contracten. Na een evaluatie van de mogelijkheden bleek dat de KvK niet kon garanderen dat de kwaliteit van de tekenbevoegdheidoplossing gewaarborgd zou zijn. Bovendien zouden we de koppeling zelf moeten bouwen.

Binnen DLL werkte de afdeling Speciale Zaken al met FRISS. FRISS zocht bijvoorbeeld uit wie binnen een organisatie de Ultimate Beneficial Owners (UBO 's) zijn en welke personen erachter zitten. De ervaringen met FRISS waren goed op het gebied van gebruiksgemak en geleverde datakwaliteit. We hebben daarom contact opgenomen met FRISS om te kijken of deze oplossing ook door hen gerealiseerd kon worden. Zij bleken de uitdaging graag aan te gaan.

Hoe is de oplossing tot stand gekomen?

Binnen ons online portal AtOnce hebben we met FRISS een oplossing geïntegreerd. Wanneer een dealer een offerte invoert en deze door ons akkoord wordt bevonden, wordt er een contract gegenereert. Tijdens het genereren van een contract krijgt FRISS op basis van een KvK-nummer de opdracht te kijken wie bij de aanvrager tekenbevoegd is. Dit gebeurt door de organisatieboom in kaart te brengen en daaruit de natuurlijke personen te filteren die gemachtigd zijn om te tekenen. Deze namen komen vervolgens automatisch op het contract.

Bij eenmanszaken, maatschappen of een vennootschap onder firma komen alle maten of vennoten op het contract. Bij besloten of naamloze vennootschappen levert FRISS alle tekenbevoegden aan. De dealer moet vervolgens een keuze maken wie er gaat tekenen. Als men een gezamenlijke bevoegdheid heeft dan komt iedereen op het contract te staan. Mocht de eigenaar een natuurlijk persoon en een besloten vennootschap zijn dan wordt dieper gegraven totdat de tekenbevoegde(n) bekend zijn.

Resultaat

Zowel de interne (afdeling Vendor Leasing) als de externe klant (onze dealers) zijn erg tevreden met de oplossing. Gebleken is dat we met het automatisch toevoegen van de tekenbevoegden op een aantal kritieke onderdelen winst behalen:

• Het proces is gebruiksvriendelijker. Vanuit één applicatie kunnen aanvragen worden gedaan waarop alle gegevens automatisch zijn ingevuld;

• Het proces is accurater. Typefouten worden uitgesloten, interpretatie van gegevens is niet meer nodig en we zijn er nu zeker van dat alle, en de juiste, tekenbevoegden onder het contract staan;

• Er is een betere klantbeleving. De juiste gegevens worden direct aangeleverd en hierdoor hoeven we niet meer terug naar de klant als na ondertekening blijkt dat er toch een verkeerde naam op het contract staat. Of dat er personen ontbraken die toch hadden moeten tekenen;

• De doorloopsnelheid is verhoogd. Dit is voor ons een bonus. Het uitzoeken en invullen van de tekenbevoegden was een klus van gemiddeld 15 minuten. Omdat deze informatie nu al aangeleverd is besparen we die tijd per aangemaakt contract.

Juridisch moeten de contracten waterdicht zijn, zeker voor financiële instellingen. We kunnen het ons niet permitteren dat er foutieve gegevens op het contract staan. Daarom is er in dit project voor gekozen om een 'error' terug te koppelen wanneer het systeem niet zeker is. Die 'error' krijgen we gelukkig zelden tot nooit. Deze werkwijze geeft ons echter wel de zekerheid dat de contracten die we opmaken daadwerkelijk kloppen.

Wat zijn de toekomstperspectieven?

De implementatie en uitrol van de oplossing verliep vlekkeloos. Schakelen met FRISS kon snel en er werd goede ondersteuning geboden. We hadden een evaluatie gepland om de te verwerken aandachtspunten door te nemen, maar die aandachtspunten bleken er helemaal niet te zijn. We willen de oplossing uitbreiden door deze in de toekomst bedrijfsbreed uit te rollen. Naast Vendor Leasing is er binnen DLL namelijk veel meer behoefte aan deze tool. In de architectuurplaat van de oplossing is hiermee al rekening gehouden. Kijkend naar de hoeveelheid oplossingen die we bij DLL gebruiken, lijkt dit wellicht een kleine oplossing. Echter, voor ons neemt het een grote en foutgevoelige uitdaging weg. Ook levert de oplossing een grote verbeterslag op het gebied van klantvriendelijkheid; zowel voor onze collega 's, dealers als onze klanten. De feedback is louter positief; de oplossing is duidelijk, werkt snel en men kan er eenvoudig mee overweg.